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Value Stream Mapping apoyando la gestión de Proyecto TI

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El Value Stream Mapping, es una herramienta gráfica clave dentro de la metodología de Lean Manufacturing, que tiene sus inicios en la empresa Toyota, donde la herramienta fue desarrollada en la División de Consultoría en administración de Operaciones (OMCD por sus siglas en inglés), para su uso selectivo con proveedores, donde el tema principal era los flujos de materiales e información de éstos, es un diagrama que se utiliza para visualizar, analizar y mejorar el flujo de los productos y de la información dentro de un proceso de producción, desde el inicio del proceso hasta la entrega al cliente. Los mapas de flujo de valor, se crean con una variedad de símbolos únicos. Esta guía abarca los símbolos de los mapas de flujos de valor más usados para representar procesos, materiales, información y más.

El VSM es especialmente útil para encontrar oportunidades de mejora, eliminando desperdicios en el proceso de producción. Cada una de las actividades que se realizan para fabricar los productos es registrada en función de si añaden valor o no añaden valor, desde el punto de vista del cliente, con el fin de eliminar las actividades que no agrega valor al producto. Las fases típicas para la generación de un VSM son:

  1. Definición de la familia de productos o servicios

Se debe seleccionar a un grupo de personas que conozcan el (los) procesos que se desean mapear, la intención es recabar todos los detalles asociados al proceso, este equipo debe estar integrado por distintos departamentos, se debe elegir un líder que tendrá el rol de Value Stream Manager

 

  1. Creación del VSM Actual

Se crearán los diagramas VSM actual a partir de la observación y documentación de los procesos actuales.

Se deben abarcar los siguientes aspectos: 

 

  • Representar al cliente, proveedor y control de producción
  • Representar los procesos principales
  • Entradas y salidas
  • Flujos de información
  • Relación entre procesos
  • Líneas de tiempo

 

  1. Análisis

Se realizará un estudio en detalle de los flujos de información para validar que cosas se realizan eficientemente o por el contrario no aportan un valor al proceso; en esta etapa es necesario tener juicio objetivo para poder eliminar todos los desperdicios detectados, y que darán pie a oportunidades de mejora, esta es la razón por la cual se deben involucrarse los responsables de cada proceso o área para que aseguren esta transición. El foco será en como se puede crear mayor rentabilidad a partir del esfuerzo realizado.

  1. Creación de VSM Objetivo

A partir de la etapa anterior se crearán los diagramas del proceso tomando en consideración todas las oportunidades de mejoras detectadas, la intención es reducir el tiempo que no aporta valor al proceso.

  1. Elaboración del Plan de Acción

Con la meta clara entre todo el equipo se debe elaborar un plan de acción compuesto de iniciativas enfocadas a potenciar las medidas necesarias para cumplir con el VSM Objetivo, se cuantificarán los beneficios y las soluciones asociadas, para poder promover estas iniciativas.

  1. Implementación

Luego de contar con la aprobación de las iniciativas y se hayan controlados los riesgos se procederá con la implementación del VSM, esto incluirá el desarrollo, la aceptación, la formación de los empleados y la gestión del cambio.

Relación entre VSM y la Gestión de proyectos

Durante  el proceso de implantación de un VSM, se pueden identificar los siguientes focos de trabajo que se deben gestionar en el proyecto:

  • Riesgos
  • Atributos de calidad
  • Comunicación
  • Cambio

Realizar la implantación de un VSM antes de comenzar los proyectos nos permitirá conocer en etapas muy tempranas muchos aspectos que es una situación normal se descubrirían  dentro de la ejecución del mismo, dandonos una base sólida de información objetiva para la toma de decisiones.

Jose Isaac Montero Quintero

Jose Isaac Montero Quintero

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