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Plataforma G-ONCE para la relación del ciudadano y la administración

Plataforma G-ONCE para la relación del ciudadano y la administración

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Seguramente, cada uno de nosotros, en algún momento de nuestra vida, hemos tenido que sufrir el funcionamiento de la Administración Pública:

  • g-onceHorarios de atención reducidos, incompatibles con la jornada laboral.
  • Largas colas en ventanillas.
  • Trámites eternos y falta de información del estado del mismo.
  • Aporte reiterado de la misma documentación en diferentes organismos.
  • Etc.

La solución G-ONCE nace como herramienta tecnológica para eliminar estas molestias y permitir a los ciudadanos relacionarse con los Organismos Públicos y viceversa. Una relación con plenas garantías legales, ya que da cobertura a los requisitos de la Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y la ley 30/1992. Unificadas posteriormente en la nueva ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.

Antes de entrar en detalle sobre qué componentes principales forman GONCE, es conveniente aclarar una serie de conceptos:

  • Procedimiento Administrativo: Conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas, según el cauce legalmente previsto, para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la Administración
  • Expediente Administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
  • Actuación Administrativa: Cualquier declaración de voluntad, deseo, conocimiento o juicio, realizada por una Administración Pública en virtud de una potestad administrativa.
  • Ciclo de vida del expediente: cada una de las fases por las que transcurre un expediente desde su inicio hasta su archivo.

g-once ciclo vida

  • Documento electrónico: Un documento administrativo electrónico es el objeto digital administrativo que contiene la información objeto (contenido y firma) y los datos asociados a ésta (metadatos). Documento electrónico = Contenido + Firma + Metadatos.

g-once documento electrónico

  • Expediente electrónico: El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo junto con el índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, cuya finalidad es garantizar la integridad y sus metadatos asociados. Expediente electrónico = Documentos electrónicos + Índice + Firma + Metadatos


g-once expediente electrónico
GONCE es por tanto una plataforma de administración electrónica, basada en un ‘software’ de fuentes abiertas que unifica en una sola herramienta de “fácil y rápida” implantación, todos los componentes que permiten a los organismos públicos gestionar telemáticamente su relación con los ciudadanos y el seguimiento interno de la misma.

g-once plataforma
El sistema facilita, entre otros aspectos, la reingeniería de los procesos administrativos además del desarrollo de sedes electrónicas (portales del ciudadano), la aportación de copias digitalizadas de documentos, la interoperabilidad entre administraciones, etc. Está orientado a la automatización de procedimientos administrativos y a la gestión de los expedientes asociados, por medio de tecnología workflow compatible con la notación BPMN 2.0. El motor de tramitación electrónica en que se apoya es Trew@ y gracias al uso de Model@, herramienta avanzada de definición y modelado de procedimientos, se permite a los gestores crear, modificar y poner en operación de forma ágil y sencilla nuevos procesos y procedimientos administrativos de forma gráfica, para ser publicados en la plataforma. A continuación, se muestra un ejemplo de modelado con dicha herramienta:

g-once herramiemta

Componentes principales de G-ONCE

La plataforma G-ONCE está compuesta por múltiples componentes, entre los que cabe destacar:

g-once componentes

  • Registro electrónico G-Registro: Aplicación que gestiona las entradas y salidas presenciales o telemáticas de la organización cumpliendo SICRES v3. Incluye funciones de digitalización certificada, digitalización en diferido, copias de asientos, altas múltiples, distribuciones, consultas a informes, etc. Integrado con un módulo que realiza la digitalización de facturas (GONCE-dc).
  • Sede Electrónica: es el punto de acceso del ciudadano. A destacar:
    • Permite varios modos de autenticación: certificados electrónicos reconocidos, sistema Cl@ve de la AGE, Autofirma, usuario/clave,…
    • Permite varios modos de firma electrónica: certificados electrónicos reconocidos, Autofirma, firma servidor con metadato del interesado, …
    • Consulta de Catálogo de servicios
    • Carpeta ciudadana: consulta de expedientes y documentos, asientos, comunicaciones, notificaciones, representación, datos de contacto, etc.
    • Asistente de presentación de solicitudes, incluyendo procesos de firma y registro telemático y reutilización de documentos ya presentados en la Administración.
  • Gestor de expedientes/Agenda de Tramitación: Escritorio/Interfaz que permite la tramitación del expediente en la parte que corresponde al usuario interno a la organización. Esta herramienta, entre otras muchas cosas, permite generar documentos en base a plantillas, realizar envíos a Portafirmas, registro de salida de documentos, envío de notificaciones, etc.
  • Portafirmas: El sistema Portafirmas centraliza la firma de documentos dentro de una organización, eliminando la necesidad de aprender varios sistemas o procedimientos para la realización del acto de firma en los distintos trámites administrativos por los altos cargos. Portafirmas ofrece funcionalidades de generación de Informes de Firma y Códigos Seguros de Verificación (CSV), que permiten que la documentación firmada se pueda enviar en formato electrónico o incluso impreso, y poder comprobar la validez de la firma por parte del receptor.
  • G-EDE: Esta pieza actúa como capa de abstracción para el almacenamiento documental, independientemente de la implementación (por ejemplo, Alfresco). Proporciona funciones de cumplimiento de normativa de plazos de conservación para la custodia de documentos. Además, tiene una interfaz de usuario para los archiveros, para la digitalización certificada, compulsa electrónica y gestión integrada de documentos de expedientes.
  • Herramienta de administración: Módulo central de administración y configuración de la plataforma.
  • Generador de Formularios G-FORMS: Herramienta de generación de formularios dinámicos que incluye una sencilla interfaz WYSIWYG y selección de elementos drag&drop. Incluye un completo sistema de reglas de negocio, para la correcta visualización, validación y cumplimentación de los campos del formulario.
  • Tablón de anuncios G-TABLÓN: Ofrece una gestión sencilla y ágil para la publicación de anuncios. Permite la publicación diferida.
  • Perfil del Contratante: Publicación de los diferentes anuncios (licitación, mesas de contratación, adjudicación, formalización de contratos, …) de los distintos tipos de procedimientos en todas las figuras contractuales acreditando fehacientemente la fecha y hora de inicio de la difusión pública con un sellado de tiempo

g-once adios applet javaAdemás, G-ONCE ha dicho adiós a los applets de Java. Todos los productos de la suite G-ONCE se han independizado de Java, siguiendo la tendencia de prescindir de estos componentes de las últimas versiones de los navegadores. Con este avance, se garantiza el funcionamiento de la plataforma de administración electrónica sobre cualquier navegador y sistema operativo.

Ventajas de utilizar G-ONCE

Para concluir, identificamos a continuación las principales ventajas de utilizar G-ONCE:

  • Posibilidad de interacción con la Administración 24×7
  • Desaparición de colas ante las ventanillas
  • Agilización en la gestión de los trámites
  • Conocimiento en cada momento del estado de su trámite
  • La documentación sólo se aporta la primera vez
  • Accesibilidad, sencillez, claridad y facilidad de uso
  • Independencia de la plataforma de acceso
  • Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley
  • Racionalización de procesos
  • Facilidad para el seguimiento de los expedientes
  • Mejoras en la relación con el ciudadano
  • Cuadro de mandos
  • Detección de cuellos de botella en el proceso
  • Integración con otras Administraciones

Gfi tiene amplia experiencia y es Partner de la Plataforma G-ONCE. Ha implantado con éxito dicha plataforma en diversos organismos.

Alberto Murcia Rivas

Alberto Murcia Rivas

Jefe de Proyectos con más de 10 años de experiencia en el Sector de las TIC. Especializado en el Sector Público y amplia experiencia en proyectos de administración electrónica.

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Alberto Murcia Rivas

Alberto Murcia Rivas

Jefe de Proyectos con más de 10 años de experiencia en el Sector de las TIC. Especializado en el Sector Público y amplia experiencia en proyectos de administración electrónica.

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