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Canvanizer. The Boss. Gfi

Los problemas de “The Boss”, más allá del margen

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La historia se repite todos los días, recibes un correo en el que el usuario solicita un nuevo servicio que debe ser soportado por una herramienta generada en el Área TI. En ese preciso instante se pone en marcha la versión “X” del proyecto “Y” que, tras la realización de los pertinentes estudios, dictaminas que llegará a producción el próximo San Fermín.

Durante las próximas semanas dedicarás parte de tu tiempo a eso que los locos de calidad llaman “monitorear el desempeño y progreso del proyecto” que para ti significa satisfacer las expectativas del usuario en cuanto alcance y calendario… ¡más allá del margen!

Parece que todo va bien, pero alguien te mira con cara de preocupación, “The Boss”. Este señor tiene un problema: explicar y defender la aportación del Área TI a la Dirección y así lograr la financiación suficiente para invertir en los nuevos proyectos que la Organización demanda.

Parece fácil pero resulta que, a lo peor, este pobre hombre no cuenta con una cartera de proyectos y/o desconoce el estado de cada uno de ellos. Además, no tiene tiempo para revisar los infinitos informes de seguimiento que los de calidad nos “obligan” a redactar.

The Boss necesita recibir periódicamente una foto en la que los protagonistas sean los proyectos del Área TI y en la que cada uno de ellos aparezca con algún identificador que indique cómo y dónde se encuentra.

En cliente, a nuestro “The Boss”, le ha surgido este problema y le estamos preparando nuestras fotos. Con esta entrada os mostraremos los bocetos previos y os adelantaremos alguna “creatividad”.

Conocido el argumento, seleccionamos nuestro telón de fondo y encontramos uno que, adaptado a nuestra Organización, podía servir: la estrategia Stage-Gate, de Robert Cooper.

Nuestro “stage gate project management process” comienza cuando se genera una idea y finaliza con el despliegue del sistema en el entorno real. Consta de un número de etapas con diversas actividades que han de finalizarse con éxito antes de pasar a la siguiente etapa.

La entrada a cada etapa es normalmente con reuniones de control y en cada puerta se determina si el proyecto progresa adecuadamente para poder comenzar la siguiente fase.

 

Adaptación Estrategia
Adaptación Estrategia Stage-Gate Ciclo de Vida Ágil

 

Definida nuestra estrategia se nos ocurrió utilizar un Tablero Kanban que nos permitiera visualizar dónde se encontraba cada uno de los proyectos de nuestro portfolio.

En Internet hay disponibles una gran cantidad de herramientas Kanban que tienen la ventaja de facilitar su uso en distintos dispositivos, directamente desde el navegador. Nosotros nos decantamos por Canvanizer (has leído bien con c y v).

Canvanizer es el nombre de un servicio, y también de una startup alemana, que nos ofrece una herramienta online y gratuita para hacer nuestro propio Canvas; es decir, organizar y visualizar nuestro trabajo siguiendo esquemas visuales.

 

Canvanizer
https://canvanizer.com/choose/project-management-canvases

 

La herramienta es muy fácil de usar introduciendo “notas digitales” en cada una de las zonas del modelo para ir confeccionándolo. Todas las aportaciones que hagamos a nuestra estrategia Stage-Gate quedarán grabadas y, podremos reproducir un vídeo que nos mostrará el proceso. También dispondremos de una zona de “brainstorming” para ir añadiendo futuros proyectos a este gran rompecabezas y colocarlos posteriormente en la zona del Canvas.

Nosotros vamos a utilizar esta zona “brainstorming” para colocar las nuevas solicitudes recibidas  y hemos diseñado una herramienta que nos permite seleccionar y priorizar aquellas que aparecerán en nuestro Canvas, convertidas ya en proyectos.

Las solicitudes las hemos priorizado en función de su contribución a la estrategia de la Organización y de la capacidad del Área TI para acometer nuevos proyectos. Hemos categorizado estos criterios según unos factores y la herramienta calcula un valor para cada criterio.

 

Método de ponderación

Con los valores obtenidos, determinamos para cada solicitud su prioridad al compararla con esta matriz.

 

Perspectiva

 

Para permitir una comparativa de las solicitudes utilizamos un diagrama de dispersión que facilita la toma de decisiones.

 

priorización para facilitar la toma de decisiones.

 

Todo esto está muy bien, pero “The Boss” sigue preocupado ya que, como nos indicó hace tiempo, necesita recibir periódicamente su “foto” y para ello, hemos constituido nuestro flamante “Comité de Gestión del Portfolio” al que asisten los responsables de las áreas implicadas y… calidad.

Todos los meses analizamos el comportamiento de nuestros proyectos, actualizamos el Canvas, redactamos la propuesta con los nuevos proyectos a acometer en el próximo mes y ya tenemos nuestra última “foto” a remitir a “The Boss”.

 

María Jesús Anciano Martín

María Jesús Anciano Martín

Consultor Estratégico SQA. Postgrado Dirección y Administración de Empresas (DAE) por la Universidad Politécnica de Madrid (ETSIT) y Master in Business Administration (MBA) por la Universidad de Alcalá.

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María Jesús Anciano Martín

María Jesús Anciano Martín

Consultor Estratégico SQA. Postgrado Dirección y Administración de Empresas (DAE) por la Universidad Politécnica de Madrid (ETSIT) y Master in Business Administration (MBA) por la Universidad de Alcalá.

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