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Gestión del tiempo

La gestión del tiempo de trabajo, ¿una necesidad para las empresas?

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Muchos de nosotros estamos acostumbrados a registrar (de una forma o de otra) el tiempo que dedicamos a nuestra actividad profesional y a qué lo dedicamos. Hojas de actividad, partes de trabajo, … los nombres son diversos pero el objetivo en todos los casos es saber cuánto tiempo se dedica y a qué actividad, constituyendo una importante base de gestión y de información para responsables y organizaciones.

No obstante aún hay muchas organizaciones que no disponen de este tipo de herramientas o que realizan dicho control de forma manual. Los sistemas de gestión del tiempo y la actividad son una excelente herramienta de gestión y permiten automatizar y sistematizar todos los procesos de gestión del tiempo de trabajo, reduciendo significativamente los costes derivados de dicha gestión y ofreciendo una información muy valiosa a los responsables de los equipos y las propias organizaciones.

 

Los vaivenes de la legislación

A principios de 2016 una sentencia de la Audiencia Nacional, en respuesta a una demanda de los trabajadores de Bankia reclamando horas extraordinarias realizadas pero no abonadas, obligaba a todas las empresas a llevar un registro diario del tiempo de trabajo de todos y cada uno de sus empleados.

Además de registrar diariamente el tiempo de trabajo de cada empleado, la sentencia obligaba a preservar esta información durante al menos 4 años y entregar este registro horario a cada trabajador junto con su nómina. Las sanciones a las que se enfrentaría una organización que no cumpliera esta legislación podrían suponer la conversión en indefinidos (con efecto retroactivo y con recargo) de los contratos a tiempo parcial y sanciones económicas de hasta 6.250€.

A partir de esta sentencia la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a través de la instrucción 3/2016 comenzó a intensificar el control del cumplimiento de esta norma exigiendo a los empresarios registros de jornada diaria, extendiendo acta por infracción grave en aquellos casos en los que no se dispusiera de ella y requiriendo a los mismos su implantación.

No obstante y más recientemente la Sala IV del Tribunal Supremo ha anulado dicha sentencia eliminando la necesidad de disponer de este registro diario de jornada, revertiendo la legislación a su estado anterior y dejando sin efecto la sentencia de la Audiencia Nacional que la hacía obligatoria.

Estas resoluciones están generado una situación de incertidumbre legal que no deja clara la necesidad o no de implantar sistemas de control horario en las empresas.

 

El fichaje, una medida controvertida

Y es que la opción de fichar o no fichar al entrar y salir del puesto de trabajo resulta ser siempre una medida conflictiva entre los trabajadores cuando se decide su implantación.

Éstos encuentran en el registro de las horas de entrada y salida un aumento en el control que llevan a cabo los empleadores y siempre genera problemas y malestar. Además esta medida se opone radicalmente a la flexibilidad horaria y el teletrabajo que demandan muchos empleados por lo que su adopción debe realizarse tras una negociación con todas las partes afectadas y preservando todas las garantías de los trabajadores.

 

Mucho más que registrar el tiempo

Sin embargo, las aplicaciones de gestión del tiempo van mucho más allá del propio registro de entrada y salida (que en muchas ocasiones no es parte fundamental de los propios sistemas y puede no estar implantado) y ofrecen la posibilidad de realizar muchas otras funciones que pueden resultar de gran importancia en la gestión y la planificación del personal de las compañías.

Estas herramientas son un elemento clave en los procesos de gestión del personal que realiza turnos de trabajo, reduciendo significativamente la carga de gestión de los responsables de los equipos al sistematizar y automatizar procesos clave como son la generación de turnos y patrones horarios, el control de las reglas de asignación de turnos (para respetar los acuerdos de empresa y los convenios colectivos), el control de saldos horarios, etc.

Los procesos de análisis y simulación a través de escenarios ofrecen además herramientas de planificación de gran utilidad para la gestión de periodos excepcionales (vacaciones, situaciones excepcionales de falta de personal, etc.). Combinados con los contadores e indicadores resultan fundamentales para verificar la disponibilidad de personal (coberturas), gestión de sustituciones, previsión de posibles contrataciones y otras contingencias del día a día.

Pero no solo son herramientas para las empresas. Los empleados también pueden encontrar utilidad en ellas ya que disponen y ofrecen información relativa a la planificación de turnos, horas realizadas y pendientes, saldos de vacaciones y días de convenio, etc.

 

Todos los sectores pueden beneficiarse de ellas

Ningún sector queda fuera de la posibilidad de utilizar y explotar un sistema de gestión de tiempos y actividad. Industria, servicios, sanidad o administración pública pueden encontrar en ellos grandes beneficios para la gestión del día a día y la planificación del trabajo de su personal.

Uno de los sectores donde mayor importancia tienen este tipo de herramientas es el sector sanitario. Especialmente en el área de enfermería, las supervisoras soportan una importante carga de trabajo relacionado con la gestión de los turnos de trabajo de los diferentes servicios y unidades y los sistemas de gestión de tiempos son imprescindibles para reducir esta carga y sus costes asociados.

Pero incluso sectores donde la gestión horaria es menos compleja pueden obtener beneficios de estos sistemas. Petición y aprobación de vacaciones, gestión de los días de asuntos propios, licencias, regularizaciones horarias, gestión de las horas extraordinarias, registro y explotación de las horas dedicadas a las diferentes actividades … Las posibilidades que ofrecen este tipo de herramientas son muchas y muy significativas para todos los sectores independientemente de su complejidad horaria.

 

Chronotime, la apuesta de Gfi por la gestión de tiempos

Entre las soluciones con las que cuenta Gfi se encuentra Chronotime, la suit de gestión de tiempo y actividad del grupo. Utilizado en más de 1.000 empresas de todos los sectores y gestionando más de 5.5 millones de empleados es una de las mejores soluciones de gestión de tiempo disponibles en el mercado.

Chronotime ofrece, además de las utilidades básicas de este tipo de sistemas,  herramientas avanzadas de planificación (como el uso de empleados virtuales o la posibilidad de planificar a través de escenarios de simulación) o información en tiempo real a través de contadores e indicadores, entre otras muchas funcionalidades. Combinado con un sistema propio de fichaje, herramientas de movilidad (apps para móviles y tabletas) y un sistema de BI hacen de Chronotime un completo sistema de gestión de tiempo y actividad para todo tipo de empresas y organizaciones.

Pedro Gonzalo

Pedro Gonzalo

Consultor especializado en eHealth e interoperabilidad sanitaria. Siempre buscando nuevos retos, ahora aprendiendo el mundo 2.0.

Pedro Gonzalo ha escrito 5 entradas


Pedro Gonzalo

Pedro Gonzalo

Consultor especializado en eHealth e interoperabilidad sanitaria. Siempre buscando nuevos retos, ahora aprendiendo el mundo 2.0.

5 comentarios en “La gestión del tiempo de trabajo, ¿una necesidad para las empresas?

  1. Finalmente, el Supremo ha decidido, y según “El Economista”:
    Ya es definitivo: las empresas no tienen la obligación de llevar un registro diario de las horas de trabajo de sus empleados. El Tribunal Supremo (TS) ha dictado la segunda sentencia que anula la condena impuesta a una empresa de establecer un sistema de registro de la jornada de la plantilla, con lo que sienta jurisprudencia en este sentido. Una resolución que está fechada el 20 de abril de 2017 y a la que ha tenido acceso elEconomista.
    La sentencia, que resuelve una demanda de los sindicatos contra Abanca, supone un varapalo a la Inspección de Trabajo, que seguía exigiéndolo a las empresas a pesar de la primera resolución del TS sobre la materia.
    En el texto, del que ha sido ponente la magistrada Segoviano Astaburuaga, se reproducen los argumentos del primer fallo, dictado el 23 de marzo. Esto es: el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) “no exige la llevanza de un registro de la jornada diaria efectiva de toda la plantilla”, sino que “su finalidad es el control de la realización de horas extraordinarias”.
    La primera sentencia, del Pleno de la Sala de lo Social, advertía de la conveniencia de una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario y facilitara al trabajador la prueba de la realización de horas extras. Pero “esa obligación no existe por ahora y los tribunales no pueden suplir al legislador imponiendo a la empresa el establecimiento de un complicado sistema de control horario”, aseveraba, reprochándole a la Audiencia Nacional que lo estableciera en la sentencia recurrida.
    Tras la resolución de los litigios que afectaban a Bankia -la primera sentencia- y a Abanca -la segunda-, queda pendiente un tercer asunto relativo al registro horario, el del Banco Sabadell, que todo indica que correrá la misma suerte.
    Fuente de inseguridad jurídica
    La obligatoriedad o no de tener que llevar un registro diario de la jornada había suscitado la queja de los empresarios, que denunciaban la inseguridad jurídica que creaba que la Inspección de Trabajo siguiera exigiendo, bajo la amenaza de sanción, llevar a cabo un control horario que había sido tumbado por el Supremo. Desde los sindicatos también se reclamaba certidumbre en los elementos para evitar el abuso en las horas extra.
    Ambos, no obstante, coincidían en que la posición de la Inspección buscaba no empobrecer sus herramientas para luchar contra el fraude laboral y no perder ingresos por cotizaciones sociales.
    Fuentes jurídicas apuntan que la postura de la Inspección de Trabajo y la Audiencia Nacional era jurídicamente difícil de sostener, al pretender sancionar una conducta que no se encontraba tipificada en una norma.
    Los expertos laboralistas coinciden en que debe darse respuesta a la necesidad de controlar la jornada de trabajo. Y apuntan dos posibles soluciones. En primer lugar, introducir el registro en el artículo 34 del ET. Una opción, sin embargo, que contemplan complicada a la vista de la dificultad para alcanzar acuerdos en el Congreso.
    La segunda -teoría sugerida en uno de los votos particulares de la primera sentencia- es que, en lugar de fundar la obligación del registro horario en el 35.5 del ET, se inspire en otros principios del Derecho laboral, como la obligación de abonar una remuneración adecuada, la prevención de riesgos o la necesidad de control sobre el tiempo de trabajo.

    1. Gracias por tu comentario y por enriquecer el artículo con esta información. La decisión final del supremo por fin aclara la situación legal a la que se enfrentan las empresas. No obstante los beneficios de la gestión del tiempo de trabajo y de la actividad van mucho más allá del simple registro y debería considerarse su utilización más allá del simple control horario.

  2. Hola Pedro, tema bastante conflictivo, como se ve por el artículo. La mayoría de la gente que me rodean (compañeros, amigos, familia) tienen que reportar las actividades que realizan, por diferentes motivos, y a veces en más de una herramienta. La principal “queja” que escucho está motivada por el esfuerzo que supone introducir esa información de forma manual, semana tras semana. Sería interesante trabajar en buscar algún mecanismo que facilitase ese trabajo de introducción de información.

    1. Gracias por tu comentario Alicia. Efectivamente se trata de un tema conflictivo, especialmente el registro de qué se hace cada día y cuánto tiempo se dedica a ello (motivo de queja de casi todo aquel que tiene que hacerlo). Creo que, a través de una correcta planificación y de la integración de sistemas, debería ser posible aliviar de alguna manera la carga que supone introducir esta información. No es admisible tener que hacer las cosas dos veces pero tampoco creo que sea evitable que el usuario tenga que realizar un cierto trabajo de introducción o verificación. En cualquier caso es un punto muy interesante para analizar.

  3. Hola Pedro, efectivamente un tema muy peliagudo. En el ámbito industrial (por lo que conozco), el control del trabajo tanto para la mano de obra directa en la parte que se relaciona con la gestión de turnos, la imputación de recursos, la presencia en planta y control de indicadores de productividad, OEE,… tanto como en la parte de mano de obra indirecta en la gestión de proyectos, Justificaciones I+D….un buen sistema unificado de gestión tanto de calendarios, como de hojas de registro…facilita y disminuye los esfuerzos de gestión muy considerablemente. Buen post, muchas gracias por la información.

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